1 hora
por factura rehecha a mano
2 días
por cada corrección del cliente
2 docenas
de correos por un solo BL
Lo que nos cuentan los equipos de exportación con los que hablamos.
Te montamos el sistema que te quita ese trabajo de encima.
Del pedido al cierre: los correos entran solos a su expediente, la factura sale como la pide cada cliente y todo se compara antes de que salga. Tu equipo revisa y decide.
Diagnóstico gratis de 30 minutos. Antes, 3 preguntas para ver si te encaja.
Factura
Leída y comparada
Packing list
Comparado con la factura
BL
El peso no cuadra con el packing
12.850 kg en el BL · 12.580 kg en el packing
Certificado de origen
Pedido al transitario por su enlace · 1 recordatorio enviado
Así se te va el tiempo hoy.
Lo que nos cuentan los equipos de exportación con los que hablamos.
La factura, rehecha a mano
"Todo se edita."
El ERP saca un formato fijo y cada cliente la quiere a su manera. Una hora la normal; una mañana, la de un destino difícil.
Todo va por correo
"Estoy totalmente pendiente de los correos."
Tres o cuatro partes por operación y dos docenas de correos por un solo BL.
Lo que falta aparece al final
"Te lo has encontrado al final de la exportación."
El certificado, el documento del transitario, el dato que no casa. Y el transitario puede tardar una semana en contestar.
Que todo cuadre, a ojo
"El banco solo mira lo que pone en la carta de crédito."
Factura, packing, pedido y carta tienen que casar. Hoy se compara a ojo.
Haz la cuenta con tus números
7200 €
al año solo maquetando facturas
600 € al mes · 30 h al mes (3,8 jornadas de 8 horas). Súmale los correos.
Creías que ibas bien equipado. Hasta que ves que hay otra forma de hacerlo.
Hacer lo mismo de siempre, con más operaciones y más correos, cada vez cuesta más. Si no cambia algo, mejorar es difícil.
Así lo cambiamosDel pedido al cierre, paso a paso.
Sin tocar tu ERP. Lo que hace avanzar la exportación lo decide siempre una persona.
- 01
Llega el pedido
Hoy: Los datos del pedido, tecleados otra vez en cada documento.
El expediente se rellena solo desde el pedido. Tú lo revisas.
Cómo funciona
Cargas el pedido y el expediente se rellena solo. Cada dato que pone el sistema queda marcado para que lo revises.
- 02
Los correos
Hoy: Tres o cuatro partes por operación, todas por correo.
Los correos entran solos a su expediente, con los adjuntos clasificados.
Cómo funciona
Los correos que citan la operación entran solos a su expediente, con los adjuntos clasificados y los puntos clave subrayados, sin resumir ni inventar. El que no sabe dónde va, se aparta para que lo mire una persona. Tus correos siguen también en tu buzón de siempre.
- 03
La factura de cada cliente
Hoy: Una hora por factura la normal; días si el cliente pide correcciones.
Sale como la pide cada cliente, con tu estructura y en un folio.
Cómo funciona
Emites la factura en tu ERP como hoy y la subes tal cual. Pegas el correo del cliente con lo que pide, en el idioma que venga. El sistema saca la lista de cambios con la frase de la que sale cada uno, aplica los de formato, marca los que tiene que confirmar una persona y se niega a tocar cantidades, precios, número y fecha. Sale con tu estructura, en un folio. Si el cliente pide otra ronda, se suma a la anterior sin rehacer nada.
Sigue siendo tuyo: La apruebas tú. La factura fiscal la sigue emitiendo tu ERP.
- 04
Los documentos
Hoy: El certificado que pide el cliente aparece al final, y toca ir a pedirlo.
La proforma y tus certificados salen rellenos con los datos de la operación.
Cómo funciona
La proforma sale rellena con los datos de tus documentos. Tus certificados (de calidad, de materiales, los que pida cada cliente) los montamos con tus modelos y tu logo, y salen rellenos con los datos de la operación. Lo que el sistema no tiene queda marcado: no se lo inventa.
Sigue siendo tuyo: La firma y el sello los pone una persona.
- 05
Lo que falta
Hoy: El transitario del cliente puede tardar de dos días a una semana en contestar.
Transitario y despachante suben lo suyo por un enlace. Si no, se les recuerda.
Cómo funciona
Al transitario y al despachante se les pide lo que falta por un enlace para subirlo, sin cuenta ni contraseña. Si no lo sube, se le recuerda solo, dos veces como máximo. Si llega mal, se pide el bueno por el mismo enlace. Nadie tiene que trabajar en una plataforma nueva.
- 06
Que todo cuadre
Hoy: Factura, packing y pedido tienen que coincidir. Hoy se comparan a ojo.
Cada documento se compara con los demás. Lo que no cuadra, marcado.
Cómo funciona
Cada documento se lee y se compara con los demás: pesos, bultos, contenedores, importes, referencias, fechas y NIF. Lo que no cuadra, marcado, para que lo revise una persona. Con cada documento nuevo, se vuelve a comparar todo. Lo que no puede comprobar, lo dice: nunca da por bueno lo que no ha comparado.
- 07
El cobro con carta de crédito
En construcción con los primeros clientesHoy: El banco solo mira lo que pone la carta. Una discrepancia y puede rechazar los documentos.
Comparará cada documento con la carta antes de ir al banco.
Cómo funciona
La estamos construyendo con los primeros clientes y entra en la implantación. El sistema leerá las condiciones de la carta (importe y margen, fechas, puertos, documentos exigidos) y comparará cada documento con ellas antes de ir al banco, con aviso de los plazos. Lo que necesite criterio lo confirmará una persona.
Sigue siendo tuyo: Reduce el riesgo de discrepancias, no lo elimina. Quien examina los documentos y paga es el banco.
- 08
El cierre
Hoy: Meses después, toca bucear en el correo para demostrar qué se acordó.
La exportación queda en su carpeta, con cada correo y quién hizo qué.
Cómo funciona
Al cerrar, la exportación queda en su carpeta: todos los documentos, la cronología de correos y quién hizo qué y cuándo, con una huella que delata si alguien la toca después. La confirmación de salida, guardada con su operación. Lo buscas por pedido, cliente o fecha, aunque sea de hace dos años.
Estamos en fase de clientes fundadores: el sistema funciona en entorno de pruebas y lo montamos en tu empresa, con tus documentos.
Lo que no cambia
Tu ERP sigue igual.El sistema trabaja con los documentos que ya genera.
Tu despachante sigue firmando.Presenta la declaración con su programa, como hoy.
Tu factura fiscal, en tu ERP.El sistema prepara la que pide tu cliente; la fiscal no la toca.
No se instala nadaen tus equipos.
Quien decide es tu equipo.El sistema prepara y avisa. La decisión y la firma, tuyas y de tu representante aduanero.
Tus documentos, en la UE.Servidores de la Unión Europea, con contrato de encargado de tratamiento.
30
días
Garantía de Resultado
30 días para comprobarlo.
Si en 30 días el sistema no cumple lo que firmamos en el Análisis Funcional (el documento donde dejamos por escrito qué tiene que hacer en tu caso), nos avisas y tenemos 10 días hábiles para arreglarlo. Si aun así no cumple, te devolvemos el 100% de lo que pagaste por la implantación.
Y lo medimos juntos, desde tu punto de partida:
- Exportaciones que avanzan sin perseguir documentos por correo.
- Horas al mes rehaciendo facturas y persiguiendo documentos por correo.
- Exportaciones que cierran con su carpeta hecha, sin reconstruir nada al final.
No fijamos objetivos sobre cifras que no hayamos medido juntos antes.
Preguntas directas
¿Te encaja? Tres preguntas.
El diagnóstico es para empresas que exportan fuera de la UE y mueven 20 o más exportaciones al mes. Si no es tu caso, te lo decimos aquí mismo y no pierdes media hora.